Die Ausgangslage
Verfügbarkeiten, Absagen und Krankmeldungen wurden kurzfristig über WhatsApp abgestimmt. Personalunterlagen lagen in Ordnern, der Bearbeitungsstand in Excel-Listen. Bewerbungen kamen über mehrere Wege an und wurden nicht durchgängig in die Personalverwaltung übernommen. Stunden- und Fahrtnachweise sowie Listen für die Abrechnung entstanden von Hand.
Hinzu kommt ein struktureller Wechsel im Team: Praktika dauern nur wenige Monate. Neue Personen müssen deshalb regelmäßig eingearbeitet werden und die erforderlichen Unterlagen vorlegen. Eine frühzeitige gemeinsame Übersicht über die Besetzung kommender Testtage fehlte.
Vom einzelnen Vorgang zum gemeinsamen Ablauf
Ulrich Reuther entwickelte bei Reuther Media eine eigene Web-App für Leitung, Teamleitungen und Mitarbeitende. Zusammen mit dem Auftraggeber wurden Entscheidungen zu Abläufen und Zuständigkeiten festgehalten. Die Anwendung wurde anschließend anhand praktischer Rückmeldungen weiterentwickelt. In einer Simulation wurde der Ablauf aus mehreren Rollen durchgespielt – von der Planung bis zur Arbeit der beteiligten Personen.
Zur Einordnung: Ulrich Reuther ist im Verein zugleich für die Personalplanung zuständig. Die App entstand also aus dem eigenen Arbeitsalltag heraus und wird von ihm selbst im Betrieb genutzt – das ist ein Praxisbericht, keine unabhängige Kundenbewertung.
Bewerbungen laufen nun in einem gemeinsamen Eingang zusammen. Die Einarbeitung hat zwei Stränge: den Onlinekurs im Lern-Campus und die erforderlichen Unterlagen. Den Lern-Campus hat Reuther Media ebenfalls aufgebaut: eine Moodle-Plattform mit dem Onlinekurs zum Deutschen Motorik-Test – je Teststation ein kurzes Erklärvideo und ein Quiz, Bestehensgrenze 80 Prozent, am Ende ein Zertifikat. Er ersetzt ein seit Jahren nicht mehr genutztes Lernsystem. Die App legt das Campus-Konto an, liest den Lernabschluss aus und unterstützt Prüfung und Erinnerung bei Dokumenten. Einsatzbereitschaft wird erst angezeigt, wenn beide Stränge abgeschlossen sind.
Die Mitarbeiter-Ansicht am Handy
Der Lern-Campus: Einarbeitung als Onlinekurs
Neue Teammitglieder arbeiten den Kurs am Rechner oder am Handy durch: Organisation, Ansprache der Kinder, Aufbau der Stationen, danach jede der acht Teststationen mit Video und Quiz. Die Unterlagen für den Einsatz liegen zum Herunterladen bereit. Der Abschluss erscheint automatisch in der Team-App, ohne dass jemand Listen abgleichen muss.
Planung mit nachvollziehbaren Regeln
Schultermine werden aus den übermittelten Listen übernommen. Für die Teamverteilung berücksichtigt die Planung unter anderem Fahrzeiten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Wochenstunden und die erforderliche Teamleitung. Ein Vorschlag verändert den veröffentlichten Plan erst nach Freigabe.
Mitarbeitende können Einsätze bestätigen oder eine Verhinderung melden. Nach dem Testtag erfasst die Teamleitung Anwesenheit, Klassen und gefahrene Kilometer. Diese Angaben bilden die Grundlage für Nachweise und Abrechnungsentwürfe. Die Leitung sieht außerdem, wo kommende Einsätze noch nicht ausreichend besetzt sind.
Die Regeln der Einsatzplanung sind ausdrücklich nachvollziehbar programmiert. KI unterstützt unter anderem die Verschriftlichung von Sprachnotizen auf einem eigenen Server. Auch bei der Entwicklung der Anwendung kamen KI-Werkzeuge zum Einsatz. Nicht jede Automatisierung benötigt dafür ein Sprachmodell.
Was bereits im Betrieb angekommen ist
Die App ist seit Ende August 2026 live; seit dem Saisonstart im September werden Einsätze darüber geplant und bestätigt. Bewerbungseingang, Einarbeitungsstand und Einsatzplanung sind in einer Anwendung verbunden. Wie viele Arbeitsstunden dadurch eingespart werden und wie sich die Ausfallquote verändert, ist noch nicht gemessen. Stand: 27. September 2026.