Die Ausgangslage
Die Tourenplanung lief über ein umständliches Altprogramm. Planungsstände wurden als Screenshots weitergegeben, Termine telefonisch abgestimmt. In der Planung fehlten einzelne Kunden, obwohl sie in der Warenwirtschaft erfasst waren. Außerdem bedeutete ein gebuchter Bestand nicht automatisch, dass die Ware für die nächste Lieferung bereitstand: Ausstellungsstücke, bereits verplante Artikel und noch ausstehende Wareneingänge mussten unterschieden werden.
Die Lösung entstand im Alltag
Ulrich Reuther entwickelte bei Reuther Media gemeinsam mit dem Inhaber und dem Team ein eigenes Logistiksystem. Die vorhandene Warenwirtschaft wurde zunächst lesend angebunden. Entscheidend war eine Lieferbarkeitslogik, die die tatsächlichen Abläufe abbildet: Für Lieferungen zählt das Hauptlager, eingeplante Ware wird reserviert, und ein gezählter Lagerbestand kann den rechnerischen Bestand korrigieren.
Auch die Bedienung wurde mit dem Team verändert. Eine zweistufige Vorplanung wurde nach einem Tag wieder entfernt, weil sie im Alltag nicht angenommen wurde. Die Zusage sollte mit einem verständlichen Klick möglich sein. Diese Rückmeldung veränderte die Lösung unmittelbar.
Die Fahreransicht am Handy
Wer liegt auf dem Weg?
Die Karte zeigt zu jedem Tourtag die Stopps in Reihenfolge und daneben alle offenen Aufträge: grün heißt lieferbar und noch ohne Termin, blau ist an einem anderen Tag geplant, grau fehlt noch Ware. Wer nahe an der Route wohnt, wird angerufen und mit einem Klick in die Tour aufgenommen. So füllt sich ein Tourtag mit Nachbarn statt mit Fahrten quer durch die Stadt.
Was Büro, Lager und Fahrer nutzen können
Die Anwendung verbindet Warenstatus, Touren und Personaleinsatz. Kunden können über einen zugesandten Link ein Lieferzeitfenster wählen. Fahrer sehen ihre Stopps am Handy und können Rückmeldungen sowie Belegfotos übermitteln. Ein Team-Bot ergänzt den mobilen Zugang, etwa für Statusmeldungen und Sprachnotizen.
KI übernimmt dabei bestimmte Aufgaben: Sprachnotizen werden auf einem eigenen Server verschriftlicht. Bei Etikettenfotos schlägt die Bilderkennung Artikeldaten vor, die das Büro bestätigt. Lieferbarkeit und Reservierung folgen dagegen festen Regeln. Für die Bilderkennung wird ein externer KI-Dienst verwendet; eigene Server bedeuten hier nicht, dass jede Verarbeitung ausschließlich intern erfolgt.
Ergänzend entstand der Kern einer eigenen Warenwirtschaft: vom Angebot über Bestellung und Wareneingang bis zur Rechnung. Kundenhistorie und Belege werden darin zusammengeführt. Die Entwicklung erfolgte mit KI-Unterstützung in kurzen, aufeinanderfolgenden Schritten.
Was bereits belegt ist
Die Logistikanwendung ist seit September 2026 live. Der direkte Datenzugriff machte einen zuvor fehlenden Auftrag sichtbar; offene Lieferantenbestellungen und noch abzurechnende Lieferungen wurden als Arbeitsvorrat erkennbar. Die Regeln berücksichtigen die konkret aufgetretenen Ursachen falscher Lieferplanung.
Erste Rückmeldung aus dem Betrieb nach zwei Wochen Einsatz: Im Lager spart der zuständige Mitarbeiter nach eigener Einschätzung mindestens eine Stunde am Tag. Im Geschäft hat sich der Zeitaufwand für die Lieferplanung etwa halbiert. Die Logistikplanung insgesamt kommt mit deutlich weniger Aufwand aus. Das sind Einschätzungen der Beteiligten, keine Messreihe; eine systematische Wirkungserhebung folgt. Vermiedene Fahrten sind bislang nicht gezählt, weitere Praxistests stehen aus. Stand: 28. September 2026.